Van 3.1 naar 4.0: wat u kunt hergebruiken en wat u opnieuw moet schrijven

Wanneer moet ik overstappen naar handboek 4.0?

SKAO publiceerde handboek 4.0 op 14 januari 2025 en gaf de markt drie jaar. De Ladder wordt gebruikt door meer dan 8.000 organisaties, die allemaal over moeten. Vier data bepalen uw speelruimte.

Bron: Overgangsregeling versie 3.1 naar 4.0: "Dit betekent dat er tot 14 januari 2028 nog geldige certificaten voor Handboek 3.1 kunnen zijn (36 maanden na de publicatiedatum van Handboek 4.0)."

Twee opdrachtgevers bepalen vaak uw tempo. Handboek 4.0 geldt bij Rijkswaterstaat "alleen (...) voor aanbestedingen die na 1 juli 2026 op TenderNed worden gepubliceerd", met een fictieve korting van 2% op trede 1, 4% op trede 2 en maximaal 6% op trede 3 (Infrasite). ProRail gaat vanaf 1 januari 2027 over op 4.0, met een gunningvoordeel dat oploopt met het ambitieniveau. Schrijft u in op werk van deze twee, dan ligt uw deadline ruim vóór 14 januari 2027.

Ik heb al een certificaat voor 3.1, tot wanneer heb ik de tijd?

Uw certificaat blijft geldig tot uw volgende audit. De overgangsregeling is letterlijk: "Tot 14 januari 2027 is het mogelijk om nog audits voor Handboek 3.1 te laten uitvoeren. Deze certificaten blijven geldig tot de eerstvolgende (jaarlijkse) audit." Uw auditkalender bepaalt dus wanneer u overgaat.

Het type audit verschilt per trede, en dat kost geld. Dezelfde regeling stelt over trede 1: "Organisaties met een geldig 3.1-certificaat die een 4.0-audit voor trede 1 laten uitvoeren mogen hun 3.1-auditcyclus voortzetten." Over de hogere treden: "4.0-Audits voor trede 2 en 3 zijn altijd een initiële audit." Bij trede 2 begint uw cyclus dus opnieuw. Reken die volledige initiële audit mee bij de kosten van de Ladder.

Let ook op de auditdagentabel. Uw grootteklasse "wordt bepaald op basis van FTE, jaaromzet en balanstotaal; dezelfde criteria die voor de CSRD gehanteerd worden" (Wijzigingenlijst), niet meer op scope 1 en 2 uitstoot. Onze gevolgtrekking daaruit, die SKAO niet uitschrijft: weinig uitstoot met veel personeel of omzet kan u in een hogere klasse brengen, met meer eisen en meer auditdagen.

Is een 3.1-certificaat geldig in een 4.0-aanbesteding?

Nee. De SKAO FAQ stelt het letterlijk: "Nee, een certificaat voor versie 3.1 is niet geldig in een aanbesteding op basis van versie 4.0." Andersom werkt het wel, en tijdelijk: "In de overgangsperiode van CO₂-Prestatieladder versie 3.1 naar CO₂-Prestatieladder 4.0 kunnen 4.0-certificaten worden geaccepteerd in een aanbesteding op basis van Handboek 3.1."

De middelste kolom heeft een houdbaarheidsdatum. Die acceptatie geldt "in de overgangsperiode", en vanaf 14 januari 2027 adviseert SKAO aanbestedende diensten versie 3.1 niet meer te gebruiken. Een 4.0-certificaat werkt vandaag in beide kolommen, een 3.1-certificaat in één, en dat kanaal loopt leeg. Hoe het voordeel wordt uitgedrukt, leest u in gunningvoordeel met de CO₂-Prestatieladder. Rijkswaterstaat voegt één detail toe: "De waardering vindt dan plaats op basis van de niveaus uit Handboek 3.1." Op oudere aanbestedingen wordt uw trede dus omgerekend naar het oude niveau.

Welke trede komt overeen met mijn huidige niveau?

SKAO formuleert dit in vier eigen publicaties op vier manieren.

De vier formuleringen wijzen dezelfde kant op zonder elkaar te dekken. De lopende tekst van de FAQ noemt alleen ambitieniveau 3 en 5. De acceptatietabel op diezelfde pagina rekent niveau 1 en 2 mee onder trede 1 en niveau 4 onder trede 2 en 3. De overgangsregeling geeft één niveau per trede. Het aanbestedingsblog weigert het woord gelijkstaat. Voor uw inschrijving maakt dat weinig uit, voor uw ambitiekeuze wel.

Want oud niveau 4 heeft geen schone opvolger. Het was de kwalitatieve tussenstap waarin scope 3 binnenkwam via een rangorde en twee ketenanalyses. Als ambitiestap bestaat die stap niet meer. Een trede 2-certificaat wordt volgens de FAQ wel geaccepteerd op een niveau 4-eis in een lopende 3.1-aanbesteding, maar geen trede neemt de inhoud van niveau 4 over. Zit u op niveau 4, dan kiest u tussen terugvallen naar trede 1 of doorgroeien naar trede 2. Dat is de enige beslissing in deze migratie die er echt toe doet. Meer daarover in waarom er nu drie treden zijn in plaats van vijf niveaus.

Moet ik voor 14 januari 2027 nog een 3.1-audit doen?

Drie vragen, in volgorde.

Vraag 1. Schrijft u in op werk van Rijkswaterstaat, ProRail of Vlaamse infrawerken vanaf vijf miljoen euro? Ja: hun kalender bepaalt uw datum. Ga zo snel mogelijk naar 4.0 en sla een laatste 3.1-audit over. Door naar vraag 3. Nee: door naar vraag 2.

Vraag 2. Loopt uw certificaat door tot na 14 januari 2027? Ja: u gaat sowieso over bij uw eerste audit na die datum, en een extra 3.1-audit levert geen extra geldigheid op. Door naar vraag 3. Nee: u kiest tussen hercertificering onder 3.1 of meteen onder 4.0. Een 3.1-certificaat uit december 2026 verloopt uiterlijk 14 januari 2028: u betaalt drie jaar en gebruikt er één. Door naar vraag 3.

Vraag 3. Op welk niveau zit u nu?

Bron: SKAO FAQ.

Wat is er precies veranderd van 3.1 naar 4.0?

De structuur blijft herkenbaarder dan veel samenvattingen doen vermoeden. De invalshoeken A, B, C en D komen terug in 4.0: in deel 2 van de certificatieregeling "wordt gewerkt met maximaal 10 punten per eis, waarvan er minimaal 7 gehaald moeten worden en minimaal 90% van de punten per invalshoek". Hoe die punten zich verhouden tot de weging in 3.1 schrijft SKAO niet uit, dus reken er niet op dat uw oude scoreverdeling meegaat. De handboeken volgen verder de Harmonized Structure van de ISO-normen.

De verschuivingen die niet aan één document hangen, uit SKAO's wijzigingenlijst:

Bron: Wijzigingenlijst 4.0 en 3.1, publicatieversie 1.0.

De rapportagefrequentie is een van de weinige plekken waar 4.0 uw werklast verlaagt.

Wat kan ik hergebruiken en wat moet ik opnieuw schrijven?

De kolom status gaat over het document zoals u het vandaag heeft liggen.

Bronnen: de Wijzigingenlijst 4.0 en 3.1, en Alles over trede 2 en 3 voor het klimaattransitieplan, de OBE-analyse en de 250-werknemersgrens.

Zeven van de veertien regels zijn hergebruik of aanpassing, acht met de herformulering van uw initiatievenbewijs erbij. Het werk zit in de vijf regels die nieuw zijn of opnieuw moeten. Vier daarvan liggen aan de keten- en strategiekant: de rangorde, de waardeketenanalyse, de OBE-analyse en het klimaattransitieplan. De vijfde is uw grootteklasse, administratief maar bepalend voor het aantal auditdagen.

Schrijf een klimaattransitieplan meteen zo dat het ook uw ESRS E1-verplichting bedient. Die brug is bewust gelegd en staat beschreven in CO₂-Prestatieladder en CSRD: één dataset, twee rapportages.

Waarom voelt deze migratie makkelijker dan hij is?

Er is nog nauwelijks iemand voorgegaan. Zeer weinig aannemers zijn al gemigreerd, dus er is geen referentie-implementatie om van af te kijken. Voor 3.1 staan er ruim 1.200 ketenanalyses in de SKAO-bibliotheek. Voor 4.0 bestaat die bibliotheek nog niet.

Daar komt bij dat sectorsjablonen ontbreken. Een sustainability lead: "We genereren nu ons eigen formaat. Maar ik weet niet zeker of dat overeenkomt met wat de auditor verwacht." Voor een klimaattransitieplan dat een CPL-auditor accepteert bestaat nog geen gevestigde vorm.

En dan is er het vocabulaire. Praktijkmensen melden auditoren die, in hun woorden, allergisch reageren als u niveau zegt waar trede hoort. Het woordgebruik verraadt binnen twee minuten of u het nieuwe handboek heeft gelezen. Zet consequent trede neer zodra u op 4.0 zit, inclusief bestandsnamen.

De kalender helpt niet mee. De meeste auditmomenten liggen rond december, maart en het eerste kwartaal, en voorbereiding die door juli en augustus loopt verliest weken aan de bouwvakantie en aan afwezigheden van drie weken die elkaar niet overlappen. Wie in mei begint aan een trede 2-migratie voor een audit in september, heeft in de praktijk mei, juni en de laatste week van augustus. Meer daarover in wat auditors afkeuren.

Hoe Palau hiermee omgaat

Palau houdt het CPL-dossier bij als gestructureerde data. Reef bewaart uw footprintdata één keer, waarna 3.1, 4.0 en ESRS E1 daar allemaal uit worden bediend. Vault beheert de bewijsstukken en koppelt ze aan het datapunt waar ze bij horen, zodat u ziet welke onderbouwing meeverhuist naar een 4.0-eis en welke eis nog leeg staat. De organisatiestructuurmodule houdt vast welke entiteiten onder welk certificaat vallen, wat speelt bij groepen waar de organisatorische grens over meerdere entiteiten loopt. Achtergrond: onze pagina over de CO₂-Prestatieladder.

Vraag een pilot aan.